SER PRODUCTIVO Y COMO SERLO MÁS y MEJOR

Ser PRODUCTIVO es un término muy utilizado para nuestro propio desarrollo integral, en los Emprendimientos y por supuesto en las Empresas. Hoy me referiré a la acepción más importante que rige en la actualidad que dice que… “Ser productivo es alguien que aporta siempre cosas útiles,   alguien que siempre logra los objetivos trazados y aún las expectativas..” Por lo tanto la persona que todos queremos ser y la persona que como Empresa queremos mantener siempre en nuestras filas.  La PRODUCTIVIDAD es por lo tanto un camino a seguir más no un destino.

Desde siempre este término se referia quien hace más cosas o a quien las hace más rápido o quien hace más cosas bien, pero la realidad mostraba un gran porcentaje que no todo lo que se hace más es más rápido de hacer, o lo que se hace más y rápido esta bien hecho. sin embargo a estas personas se les denominaba ya personas productivas siendo productivas todas aquellas que hacen cosas útiles de por si.

 

PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Se es productivo cuando se logra los objetivos trazados dentro del tiempo planteado, mejor aún cuando si se logra en menos del tiempo señalado, lo que demostrará que el proceso es muy productivo por lo tanto “productividad” es hacer o lograr siempre los resultados que buscamos optimizando su proceso teniendo bien definida nuestra visión y principios.  Ser productivo es imprescindible para nuestro desarrollo integral.  Es como cuando visionas lo que quieres o deseas ser o que quieres obtener. Sabiendo esto, es importante que sepas con exactitud “que es eso” que realmente quieres. Dicho esto, plantéate lo mismo pero CON SER PRODUCTIVO, porque en realidad ser productivo debe ser tu OBJETIVO antes que nada en la vida teniendo muy claro lo que esto significa realmente para tí, como lo que realmente quieres hacer y lo que no.  Así mismo saber elegir lo mejor para ti siempre siendo capaz de hacer siempre todo lo que decidas hacer... dejando atrás el stress y sobre todo NO procrastinar. Llegando a esta parte, te invito a reflexionar lo que ha sido tu vida hasta hoy y como quieres o te gustaría que sea.

Gestionar el tiempo y productividad no es lo mismo “es parte de”  ya que realmente productividad es gestionar tu atención para lograr lo que deseas y te haga por ende felíz.  Ser Productivo ayuda a ser felíz.

Es importante que sepas lo que te impide ser PRODUCTIVO o más productivo como es el stress, la procrastinación, las interrupciones, el mal gestionar las prioridades, los imprevistos, la falta de atención, el no saber tomar decisiones, la incapacidad de adecuarse a las circunstancias y otros que tu debes saber el cual te invito a añadir aquí, siendo consciente de lo que hay en esta lista, porque te servirá para que tengas una idea de cómo puedes enfocar tu forma de pensar en los problemas para mejorar tu productividad, porque si quieres aprovechar bien todo, es importante que te organices en lo personal para pasar a la acción.

RUTINA PARA SER MÁS PRODUCTIVOS

Cuando me preguntan porque soy muy PRODUCTIVA al extremo que muchos me llaman “la máquina,” otros me confunden con un robot y no necesariamente por hacer muchas cosas y rápido, sino, por hacerlo mejor que bien, cubriendo los objetivos y más.  No hablo sólo de expectativas personales (que varían cada dia porque para mi los objetivos son como las gradas de una escalera), así como también objetivos Laborales o Empresariales.  Tengo un conjunto de 6 acciones ya convertidos en hábitos para empezar mi dia muy temprano casi de madrugada porque de ello depende de como me irá el resto del dia, en otras palabras la clave para mi éxito en productividad que recomiendo al cien por ciento….

1Me levanto super temprano, casi 3 horas antes de empezar el día para mi familia en casa o para trabajar y “lo invierto en mi misma”, es decir me auto-motivo, me mimo, me doy baños de poder, leo referencias, notas motivadoras o de ejemplos de vida, mientras dejo todo listo y ordenado para empezar bien el día, agradeciendo por todo lo que tengo y me rodea inclusive de los malos ratos que pueda haber pasado porque de ellos saco aprendizajes. Luego visualizo lo que quiero como si lo tuviera y si estoy frente a un día que no pinta bien, mi actitud es el doble de positiva logrando en mi una sensación de bienestar y fortaleza para hacer frente a lo que tenga que venir.

2Me dirijo a mi espacio físico favorito “aquel en donde me siento muy bien” y me tomo unos instantes en silencio para disfrutar del sonido de la tranquilidad que me brindan las mañanitas tempraneras e inmediatamente me pongo a meditar por no más de quince minutos liberándome de tensiones, retirando pensamientos e ideas “basurita” tal cual limpieza del disco duro lo que aumenta mi capacidad de memorización.  Me di cuenta de esto hace mucho tiempo y es genial.porque me da mucho bienestar.

3Mi padre me solía decir de pequeña sácate de encima lo que te es más difícil porque es en lo que mas tiempo te tomarás.  (Excepto por tema tiempo, en test y cosas asi, empiezo por lo que domino que me toma pocos minutos, para tomarme más tiempo con lo que domino menos para hacerlo bien).  Por lo demás, sin embargo psicológicamente el tema cambia ya que empiezo por lo más difícil y lo enfrento porque puede que si lo postergo no tendré las fuerzas suficientes en el resto del día, como cuando empecé.  Por ello es lo primero que hago: ” tomar al toro por los cuernos y que me suelten la fiera porque la estoy esperando”.  Al hacer esto y enfrentarlo gano mucha más seguridad y segura estoy que no habrá nada más difícil que esto por el resto del dia, por lo que no me lo pienso para hacerlo.

4Mi alimentación optima, sobretodo “el desayuno” porque es la comida que me aporta todo el combustible para un gran día.  Potencia mi rendimiento mental además de mi fortaleza física.  En el Cole no se equivocan cuando nos exigen a los padres mandar a los niños super bien desayunados con un buen desayuno en condiciones porque están más despejados.

5Hago una rutina física algo leve porque me activa y me da mucha energía para empezar muy bien mi día “aprovechando sobre todo el horario” en el que no tengo ningún tipo de distracciones por lo que lo recomiendo.

6Inmediatamente después y de una ligera ducha busco inspiración leyendo lo que hay, buscando e investigando en mi caso y me tomo unos minutos para pensar en mis objetivos y en lo que voy a hacer para conseguirlos.

 

PRODUCTIVIDAD LABORAL”

“Sabiendo que es la productividad personal, podemos hablar de productividad laboral que es una medida de eficiencia de una persona, máquina, factoría, sistema, etc. por ende puede orientarse a la consecución de una serie de objetivos o un buen clima laboral mediante la toma de ciertas acciones y el uso de factores como el tiempo y los recursos llevando a cabo una buena gestión del negocio combinada con las técnicas más apropiadas para de esta forma, alcanzar la sostenibilidad y viabilidad del futuro de la empresa.”  

Existe un método universal que permite organizarnos con eficiencia, el GTD (Getting Things Done o Resolviendo cosas) especial para liberar a las personas de las tareas pendientes, ubicando esas “tareas,” en un lugares específicos, de forma que no será necesario recordar lo que hay que hacer para concentrarnos en realizar con tranquilidad las tareas.

El GTD es un sistema organizativo muy confiable, externo a nuestra memoria, que nos permite acordarnos de las cosas en el momento que tenemos que acordarnos, en otras palabras el GTD hace fácil el almacenamiento de datos, seguimiento y revisión de nuestra vida como de lo que sabemos que tenemos o queremos hacer logrando en nosotros esa sensación de control que nos da tranquilidad, eliminandonos el stress que como su autor David Allen, refiere “que solo nos podremos sentir bien con lo que no haces cuando realmente sabes que es lo que no haces.”  Por lo que este método de está estructurado en dos CONTROL y PERSPECTIVA.

El Control sirve para saber exactamente todo lo que rodea nuestra vida, organizado en un mismo sistema que nos permite revisar de forma rápida cómoda y fácil para saber qué queremos hacer, decidiendo qué no hacer.  Y para tener esa sensación de control, el GTD recomienda Recopilar y Capturar es decir, vaciar todo lo que tenemos en la mente en alguna libreta ESPECIAL de notas o en tu dispositivo (pc o laptop o portátil) y así no dejar nada en el aire.  Haciéndolo por lo menos una vez al día. Esto ayudará a nuestra mente, que no es una buena gestora de la información como cuando nos recuerda cosas cuando menos la necesitamos y no nos la recuerda cuando debería. Luego Procesar y aclarar, teniendo claro lo que significa cada elemento guardado, las veces como sea posible (mín. una vez al día. en una hora que tu designes como revisión diaria y en la que reflexionar y analizar), claro está. dependiendo del tipo de trabajo que se tenga, del dia a dia, compromisos e imprevistos  etc. lo importante es hacerlo cuando lo necesites para seguir avanzando en tu tarea por lo que recomiendo revisarlas según como lo tengas especificado, revisando siempre aquellas que como mínimo te puedan salir trabajos que tengas que hacer.  De forma física utiliza bandejas tanto en el escritorio de tu oficina como en casa, de forma digital correos o e-mail personal y de trabajo, Buzón de correos, Fax, tu celular o móvil con las app habilitadas de servicios de mensajeria, sms, notas de voz, buzón de voz. En tu teléfono fijo de casa habilitar el contestador. Redes sociales las que tienen de preferencia sus propia bandejas de entrada como facebook, twitter, linkedin, Google, otras más especializadas según tu trabajo tales como CRM, ERP, servicios de atención al cliente, cuentas bancarias en donde también llega info que revisar.  Para luego “procesar todas de entrada,” pasándolas a una bandeja de entrada principal (las físicas a una sola), otra oir las del celular o móvil de voz y anotar lo importante en post-its y dejarlos en tu bandeja principal.  Reduciendo entonces este trabajo minimizamos bandejas de entrada a dos “una física y una virtual” para que el proceso de capturar sea lo más sencillo, una vez todo controlado y centralizado, a lo del inicio empezar a aclarar el significado de cada elemento de que es lo que tenemos en las manos y si requiere de alguna acción que se pueda hacer en un par de minutos y sino delegarla o apuntarla en la lista de próximas acciones. En consecuencia tenemos Organizar, dejarlo todo en el sitio adecuado el que revisaremos en el momento oportuno, teniendo claro en qué sitios pueden ir a parar cada elemento para luego ponerlo en el sitio adecuado, aclarando que existen categorías organizativas en el GTD ideales para ser más productivos como Acciones básicas para controlar tu vida: la agenda o calendario que debe contener SOLO acciones que tienen una fecha y hora concretas inamovibles bajo ningún concepto, porque no tiene sentido hacerlo en otro momento. Acciones Siguientes (lista larga) acciones que tienes que realizar cuanto antes sin fecha y hora concreta, obviamente siempre priorizaremos las que tienen fecha y hora concretas.  Recomiendo, para avanzar en tus objetivos intentar por lo menos trabajar en tus acciones siguiente así trabajarás en todas esas acciones que, aun no teniendo una hora concreta, te ayudarán a avanzar y es esencial subdividirlas en varias teniendo en cuenta los contextos y cómo utilizarlos adecuadamente teniéndolos bien organizados lo que permitirá agilidad a la hora de elegir qué hacer y para ello es ideal tener tu lista de acciones siguientes dividida en los contextos que necesites como llamadas, pc ú ordenador, oficina, casa, en cualquier lugar, recados, leer o revisar por lo que tener un buen sistema de contextos es imprescindible cuando empiezas a tener un listado de acciones siguientes de esta forma, se puede filtrar y ver lo que se puede hacer en el instante sin distracciones.  Acciones en Espera son los “pendientes” sea porque la podemos hacer nosotros o con alguien más y si se tienen varias de este tipo conviene organizar una lista según la persona de la que depende así cuando hables con ese alguien será más fácil ver qué cosas hay pendientes por hacer que dependan de esa persona.  El incubar, acciones que cuando aparecen, decides que no tienes nada que hacer al respecto por ahora. Recomiendo organizarlas en dos, las que no hacer ahora mismo, pero que sí que puedes querer revisar o hacer más adelante y las que aun no ahora porque no es necesario hacerlas esta semana y como vas a revisar esta lista cada semana, puedes dejar aquí esas cosas que quieras guardar hasta la siguiente revisión semanal. En ese momento ya decidirás si pasan a la lista de acciones siguientes o no.  El Archivo de seguimiento, organiza acciones, proyectos que ahora mismo no quieres o no puedes hacer siendo lo ideal tener un archivo donde no vuelvas a ver este elemento hasta el momento en que ya puedas hacer algo al respecto así mismo tenemos el de Material de apoyo y/o de referencia (apoyo) que contiene cosas que no requieren ningún tipo de acción ni de revisión.  Es decir cualquier elemento que tengas que guardar por algún motivo, irá a tu archivo de material de apoyo o de material de referencia. Evidentemente se debe organizar adecuadamente.  Debemos tener en cuenta que es material de apoyo a tus proyectos, de consulta más habitual y por ello es importante que sea fácilmente accesible.  (El material de referencia) es netamente de consulta menos habitual y más amplio al que se accede esporádicamente, por ello es vital poderlos distinguir y que no tengan nada accionable porque solo se revisa cuando es necesario pero si tienes un material que pueda suponer algún tipo de acción, se debe decidir en qué categoría ubicarla como agenda, acciones siguientes, algún día / tal vez, archivo de seguimiento…lo importante es que lo pongas donde tenga sentido para ti. Luego la Basura, es donde mandar cosas después de procesarlas de tus bandejas de entrada y por último Resultados el más relacionado con la perspectiva esencial del GTD Propósito y principios, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos,  cumplidas las categorías organizativas se tendrá la sensación del control definitivo, pero si tu organización se centra solo en acciones y referencias, no podrás tener claro hacia donde vas.

Como en la Productividad Personal, para ser productivo también es importante saber qué es lo que quieres conseguir y donde entra la categoría organizativa de resultados.

Otro hábito hábito importante que recomienda el GTD es El Reflexionar o Evaluar consiste en a)revisar para tomar una decisión, b)revisar para mantener fiable nuestro sistema y c)revisar para ganar perspectiva.

Revisar para tomar una decisióncada vez que se pueda y quiera debes abrir tu sistema y evaluar para saber que hacer en ese momento ya que el proceso es evidente y debes ser lo más rápido posible al punto que no te cueste realizarlo y esto lo haces primero revisando tu agenda para ver que tienes con fecha y hora fija y si no tienen ninguno evaluar tu lista de próximas acciones filtrando por contextos, así podrás reflexionar sobre que acción de tu lista es mejor hacer en ese preciso momento.  No priorizamos porque las acciones han ido a las listas sin priorizar.  Solo debemos priorizar en el AHORA, justo antes de hacer el que, eligiendo que elemento hacer en este momento que para ti sea más importante.

Revisar para mantener fiable nuestro sistema GTD, reflexionando y evaluando de forma periódica para corregir lo que haya que corregir y hacerlo más fiable mediante revisiones tales como la revisión diaria que suele ser muy breve y permite saber los compromisos que tenemos en la agenda en las próximas horas o al dia siguiente a la que podremos añadir lo necesario para no olvidarnos de nada. Así también tenemos la revisión semanal, algo más larga que la anterior en horas de revisión que te ayuda a ver todo tu sistema para comprobar que está actualizado y que puedes confiar totalmente en él.

El hecho de aplicar el método del GTD no implica que dejes de lado las revisiones, ya que es preciso reflexionar y evaluar como va tu sistema para que tengas plena confianza en tu sistema, lo que supone que no tengas que preocuparte por cosas que pasan por tu mente.  Tu sistema refleja tu vida totalmente y, por lo tanto, ante cualquier imprevisto, solamente tienes que volver a tu sistema para estar tranquilo.

En cuanto a Revisar para ganar perspectiva es importante destacar  porque si bien la revisión semanal nos ayuda a ganar la perspectiva que la revisión diaria no nos da, a veces es necesario subir un nivel más, por ello a esta revisión se le suele llamar revisión general que se hace dos veces al año incluso trimestralmente.porque nos permite evaluar en profundidad, no solo por la sensación de control del día a día, sino por lo que respecta a las categorías organizativas de resultados, aquellas que ayudan a obtener los resultados que deseamos en nuestra vida inclusive nos permite plasmar esas reflexiones en nuestro sistema organizativo.

Por último para esa sensación de control tenemos El Hacer cuyo objetivo es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido, sean acciones siguientes como si son compromisos de la agenda o calendario.  

 

Dominado EL CONTROL nos encontramos con el momento de reflexionar a mediano y largo plazo que para GTD se denomina:

La Perspectiva,  que para ser realmente productivos no basta con tener sensación de control en nuestro día a día, hay que subir a un nivel más alto y tomar perspectiva para saber que lo que estamos haciendo va por donde debe ir, por lo que David Allen, su autor, dice que para lograrlo debemos seguir los 6 niveles de altitud. Acciones (pista de aterrizaje): cualquier tarea que pueda hacerse en un mismo momento, en un mismo sitio y de una sola vez. Proyectos (3.000 metros): cualquier resultado que necesite de más de una acción para poder realizarlo, en GTD es un proyecto. Áreas de enfoque y responsabilidad (6.000 metros): define con qué estamos comprometidos en nuestro día a día, mostrándonos los compromisos adquiridos, tanto con nosotros mismos como con otras personas. Metas y objetivos (9.000 metros): es adonde queremos llegar y el cómo vamos a llegar .  Para esto es importante que nuestras metas y objetivos estén vinculadas a nuestra visión ya que estas son los pasos que nos hacen llegar a conseguir lo que visionamos (deseamos) Visión (12.000 metros): nos aclara las líneas generales de nuestra existencia, lo que va y lo que no va en nuestra vida, especialmente lo que queremos tener en nuestra vida a largo plazo (más de un año, o incluso más de dos). Propósito y principios (15.000 metros o más): el propósito es la definición de por qué hacemos lo que hacemos y los principios son los comportamientos que nos rigen, los valores que queremos respetar sí o sí en cualquier situación por siempre.

 

Cada uno de estos 6 niveles tienen que estar alineados con los niveles superiores para el GTD, de tal forma para que nunca estemos trabajando en proyectos que no nos ayuden a acercarnos a nuestros objetivos, o no hacer nada que no esté de acuerdo con nuestra visión, propósito o principios.

 

Así mismo para el GTD la planificación a usar es la del método natural para planificar proyectos, siendo el primer paso de la planificación natural el definir el resultado que esperamos conseguir, es decir definir el propósito y visualizar el resultado que queremos conseguir  antes de organizar nuestros proyectos. Por lo que para llevar a cabo una buena planificación, debemos cumplir con las tres formas de revisar mencionadas anteriormente para decidir qué hacer, mantener la fiabilidad de nuestro sistema (mejorar el control) y ganar perspectiva.

 

OTROS HÁBITOS PARA SER MÁS PRODUCTIVOS EN TU DIA A DIA 

No hacer multitasking o varias cosas a la vez, recuerden que se debe estar muy enfocado en los objetivos para seguir con todo lo que hemos aprendido del GTD sin distracciones .

Ir al grano y no por las ramas, prepararte donde estés y entrar en el terreno para que se sepa quién eres y lo que haces, causa mala impresión si andas por las ramas.

Escribe rápido,  se debe aprender a escribir lo más rápido posible, ya que el trabajo demanda efectividad y rapidez, aprender igualmente atajos a utilizar en la pc u ordenador.

Llamar antes de escribir para contestar o averiguar algo, se recomienda desde la experiencia de los expertos llamar porque da más rápidos resultados ya que hablando por el teléfono se ahorra más tiempo, de lo que usamos al escribir o puede que nos enteremos de algo y no sea ya necesario escribir y si se trata de atención al cliente aveces es mejor llamar directamente al cliente que enviarle un e-mail.

Cuidar de tu salud, hacer un habito el ir a rutinarios chequeos médicos para prevenir así como el ejercicio físico y si algo nos incomoda tener acceso a un psicologo especializado.

Elabora una lista de lo que no debes hacer una info muy valiosa para tener a raya todo lo que es improductivo.

Aprender todos los días, esto significará valorar lo que otras personas han hecho para obtener sus resultados anhelados.  Así mismo debes hacer cursos, leer, tener un mentor y unirte a gente más experta.

Hacer preguntas acertadas, para ahorrarte el trabajo innecesario, así aprenderás de forma rápida y útil lo que hacer para obtener el resultado añorado.

 

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